Kravspecen, tips 16:

Leta differenser

Det kan också vara bra att kunna leta efter belopp på skärmen om det är differenser mellan bokföringen och verkligheten. Det kanske är en differens mellan bokföringen och kontoutdraget på banken på 150 kronor och det beloppet finns inte med på kontoutdraget. Genom att låta programmet leta reda på alla verifikationer som innehåller beloppet 150 kronor kanske du hittar differensen.

Eller också har du förväxlat debet och kredit så att beloppet du söker är hälften av 150 kronor, det vill säga 75 kronor. Då kan du i stället söka på det beloppet.

Viss automatik

En viss automatik är också användbar vid registreringen. I vissa konton bokförs det nästan alltid i kredit, till exempel försäljningskonton. Kostnadskonton däremot bokförs nästan alltid i debet.

Därför är det bra om programmet föreslår kredit respektive debet för dessa konton genom att ställa sig i rätt beloppskolumn eller att alternativt varna vid bokföring på fel sida. Programmet bör gärna tillåta att det skrivs in en förklarande text på varje rad.

I en del program ska du skriva ett minustecken för bokföring i kredit. Det är överskådligare och ger mindre utrymme för fel, om det är uppdelat så att debet och kredit registreras i olika kolumner.

Utskriven bokföringsorder

Om programmet kan skriva ut vad du nyss registrerat på skärmen ger det möjlighet att få en snygg bokföringsorder i verifikationspärmen.

Det är praktiskt och också betydligt snyggare än en handskriven verifikation. Det är också ett bra underlag för att klistra in eller nita fast små kvitton på, till exempel från posten. 

Välj fortsättning: