Kravspecen, tips 18:

Standardverifikationer

Kanske 95 procent av alla konteringar är ständigt återkommande. Visst finns det standardkonteringar, typfallsverifikationer och automatkonteringar i olika program, men de finns ofta i bakgrunden och är krångliga att göra och svåra att hitta.

En idé vore att programmakaren gör ett antal standardverifikationer som listas på skärmen i en sökruta innan du kommer in i registreringsbilden. Om du ska bokföra en leverantörsfaktura väljer du till exempel "inköp av material" och ett förslag till kontering visas på skärmen.

Skriv in beloppet och godkänn inmatningen och verifikationen är bokförd. Om du inte vill använda någon standardkontering bör du naturligtvis kunna hoppa över den.

Färdiga exempel

Om det är kvartalshyran som bokförs visas förslag till kontering som innehåller även belopp eftersom hyran är densamma varje period. Helst ska hyran också fördelas på rätt månad så att resultatrapporterna blir riktiga. Största nyttan gör standardverifikationerna vid bokföring av löner som innebär att även preliminär skatt och arbetsgivareavgifter skall konteras.

För att användaren ska begripa hur standardverifikationer och automatkonteringar fungerar, bör det finnas gott om färdiga exempel i programmet. Att göra en ny standardverifikation bör vara lika enkelt som att spara en vanlig verifikation. Med ett alternativ som kan heta "Spara som standardverifikation" bör du kunna spara den med eller utan belopp.

Att kunna producera underlag för momsrapport och skattedeklaration borde vara en självklarhet även för det minsta bokföringsprogrammet.

Minireskontra

Om företaget inte har behov av kund- eller leverantörsreskontra bör bokföringsprogrammet vara utrustat med så kallade minireskontror. Egentligen är det möjlighet till ytterligare specifikation till konteringen som behövs. När en faktura bokförs i kundreskontran kompletteras konteringen med en extrakod för respektive kund.

När sedan kunden betalar noteras samma kod. Då kan du ta fram en reskontraspecifikation som visar obetalda fordringar eller en specifikation per kund över utestående fordringar.

Samma typ av extrakod kan användas till mycket matnyttigt. Till exempel som specifikation av inventarier och löner per anställd.

Välj fortsättning: