Kravspecen, tips 24:

Budgetnycklar

Ett steg på vägen för att underlätta budgeteringen är att använda budgetnycklar. Årsbudgeten kan automatisk delas upp per månad med budgetnycklar. En nyckel kan dela upp beloppet i lika stora delar över året. En annan nyckel kan fördela efter en säsongkurva.

En glassförsäljare har definitivt högsäsong under sommaren, en skidvallafabrik har sin säsong under vintern. Detta bör också avspeglas i budgeten och därför är det också möjligt att fördela intäkter och kostnader ojämnt över året.

En annan genväg till att upprätta budget är att programmet ger dig möjlighet att hämta föregående års siffror och använda dem som basbudget.

Automatisk budgetjustering

Om du kan göra generella justeringar av olika konton i budgeten kan du sedan läsa av resultatet. Till exempel förändra försäljningskonton med fem procent, lönekonton med åtta procent, anskaffningskostnader med tre procent.

Är du inte nöjd får du göra flera justeringar tills du får en godtagbar budget. Men glöm inte att du kanske också måste göra förändringar i verkligheten för att kunna infria budgeten.

Alternativa budgetar

När osäkerheten om framtiden är stor kan det vara nödvändigt att göra flera alternativa budgetar. Utöver den normala budgeten som du tror på i första hand kan det vara klokt att upprätta en minimibudget, det alternativ som är det sämsta tänkbara innan det behövs drastiska förändringar.

Programmet bör alltså tillåta flera alternativa budgetar. Men det är faktiskt ovanligt i de mindre programmen att det går att använda mer än en budget. Det är synd därför att det kan finnas behov av att då och då stämma av mot minialternativet om tiderna är kärva.

Rapporter med jämförelser

Vid utskrift av rapporter görs gärna jämförelser med budget med avvikelser i kronor och procent.

Tänk då på att du måste ta hänsyn till periodiseringar. Ingår alla fakturor som ska vara med i perioden, är kvartalshyran uppdelad eller ligger nästa tre månaders hyra med i den här perioden? Med andra ord ska du inte tro på rapporterna förrän du tagit hänsyn till periodiseringarna. Bokföringsprogrammet bör ge möjlighet till periodiseringsposter som sedan automatiskt återbokas i nästa period.

Välj fortsättning: