Kravspecen, tips 7:

Kunden betalar

För att få den riktiga och värdefulla överblicken över kundfordringar och betalningar behövs en vettig kundreskontra. När fakturan är utskriven och godkänd bör den automatiskt hamna i reskontran. En del program har en del konstiga frisläppsrutiner som bara krånglar till det för användaren.

Även om fakturan är utskriven och godkänd bör det vara möjligt att skriva ut fakturan en gång till. Det kan ha blivit krångel med skrivaren som du inte såg upp med då du godkände utskriften. Det kan också vara så att kunden tappat bort fakturan och vill ha en ny. Speciellt i en del äldre program kan det vara stört omöjligt att skriva ut en gammal faktura.

När kunden betalar måste det vara lätt att registrera betalningen även om det saknas uppgifter om fakturanummer och kundnummer på betalningsavin. Fakturaregister och kundregister bör alltså vara lätt åtkomliga även vid registrering av betalningar. Sökrutor för kunder i både nummer- och bokstavsordning uppskattas då.

Obetalda fakturor

Vissa program visar en lista över obetalda fakturor och där kan betalningarna enkelt prickas av med hjälp av mus eller piltangenter.

Skärmbilden visar bland annat förfallna och obetalda fakturor, påminnelser, delbetalningar. Om fakturan är betald visas om betalning skett över bank eller postgiro. Om du anger fel betalningssätt kan det innebära problem vid avstämningen av kontot.

Försäljningsjournaler

Även betalningarna ska ju bokföras. I en del program bokförs betalningen direkt vid registrering. Varje betalning blir då en verifikation i bokföringen vilket kanske är litet onödigt. Praktiskt är annars att ta ut ett bokföringsunderlag för dagens eller veckans betalningar.

I andra program produceras bokföringsrapporter i form försäljningsjournaler, inköpsjournaler och betalningsjournaler då man så önskar. I mindre företag räcker det med att ta fram bokföringsrapporten en gång per månad. Antingen finns en halvautomatisk funktion för överföring till bokföringen eller också registreras bokföringsjournalen över tangentbordet.

Välj fortsättning: